Antes de iniciar o preenchimento, certifique-se de que sua organização possui este serviço contratado. Caso ainda não tenha contratado e deseje fazê-lo, entre em contato com [email protected] para solicitar este serviço.
Modelo de planilha
Para realizar a importação das atividades realizadas pela sua organização é importante que organize os dados conforme o nosso modelo pré-estabelecido. Nele estão determinados quais campos, opções e formatos são aceitos.
Algumas das colunas do modelo possuem uma lista para seleção das opções válidas, isso significa que só poderão ser selecionados os campos disponibilizados no menu suspenso junto à célula.
Caso você não esteja identificando a caixa de opções, sua ferramenta para execução de planilhas eletrônicas é incompatível com o modelo disponibilizado. Como alternativa, recomendamos que adote a versão do Google Sheets (será necessário ter uma conta Google).
Em caso de dúvidas sobre o preenchimento ou após concluir o preenchimento, entre em contato com [email protected].
Para utilizar o Google Sheet para preenchimento da planilha, acesse este link para fazer uma cópia, em seguinte clique no botão “Fazer uma cópia” para ter uma cópia editável para preenchimento.
Após completar a planilha, faça download do arquivo no menu “Arquivo” → “Baixar” → “Microsoft Excel (.xlsx)” e encaminhe o arquivo para a sua pessoa de contato na equipe Bússola.
Se preferir utilizar o Microsoft Excel, acesse este link para fazer o download do modelo, faça o preenchimento e então encaninhe o arquivo para a sua pessoa de contato na equipe Bússola.
Para utilizar o LibreOffice Calc utilize este link para fazer o download do modelo, faça o preenchimento e então encaninhe o arquivo para a sua pessoa de contato na equipe Bússola.
Caso tenha interesse em realizar a importação dos dados em um formato diferente, é possível contratar o serviço de apoio a esse processo. Solicite as opções e custos através do e-mail [email protected] ou com a sua pessoa de contato na equipe Bússola.
Preenchendo a planilha
A planilha de atividades é, basicamente, um horário de aulas. O exercício necessário para seu preenchimento será apenas de adaptar as informações que você já possui sobre o cronograma de suas atividades para o modelo pré-estabelecido.
Para conhecer mais sobre atividades e suas configurações no Sistema Bússola leia o artigo Introdução à Atividades.
Nome do Projeto
Nesta coluna deve ser informado o nome completo do projeto ao qual a Atividade está vinculada. O preenchimento é obrigatório.
Preencha este campo com o nome exatamente igual ao que está identificado dentro do Sistema Bússola.
Caso seu projeto ainda não esteja inserido no sistema a Atividade não será importada.
Caso exista mais de um projeto com o mesmo nome a Atividade não será importada.
Nome do Grupo
Nesta coluna deve ser informado o nome completo do grupo ao qual a Atividade está vinculada. O preenchimento é opcional.
Preencha este campo com o nome exatamente igual ao que está identificado dentro do Sistema Bússola.
Caso seu grupo ainda não esteja inserido no sistema ele será criado automaticamente.
Caso exista mais de um grupo com o mesmo nome em um mesmo projeto a Atividade não será importada.
Caso sua atividade não esteja vinculada à grupos, deixe a coluna em branco.
Nome da Atividade
Nesta coluna deve ser informado o nome da Atividade. Se for encontrada uma atividade com o mesmo nome em um mesmo grupo e projeto não será feita a importação deste registro. O preenchimento é obrigatório.
Se esta atividade é executada para mais de um conjunto de atendidos em horários diferentes, será necessário separá-las em linhas diferentes, haja vista que para cada uma delas serão outros atendidos matriculados.
Por exemplo:
Linha 01: Projeto Educação para todos | Atividade: Ballet (Manhã)
Linha 02: Projeto Educação pata todos | Atividade Ballet (Tarde)
Categoria da atividade
Nesta coluna deve ser informada em qual das categorias a Atividade se enquadra. Este dado é obrigatório, e deve ser preenchido com uma das as opções válidas abaixo, selecione a que mais se aproxima da sua Atividade.
Ambiental;
Artes Marciais;
Artes Visuais;
Artesanato
Atletismo
Cinema
Dança
Desenho
Educação Complementar
Educação Especial
Educação Não-formal
Empreendedorismo
Espetáculo
Esportes Coletivos
Esportes Individuais
Eventos
Exposições
Fotografia
Gastronomia
Literatura
Música
Profissionalizante
Saúde
Serviço de Convivência
Teatro
Tecnologia/Informática
Viagem/Excursão
Educador
Nesta coluna deve ser informado o nome do educador responsável pela atividade. Caso a atividade possua mais de um educador, você verá separar seus nomes por vírgula. O preenchimento desta coluna é opcional.
Caso sua atividade não possua um educador designado, deixe a coluna em branco. Não coloque marcações como “N.A”, traços, pontos, “X” ou similares.
Gestores da Atividade
Nesta coluna deve ser informado o e-mail dos gestor da Atividade. Caso a atividade possua mais de um gestor, você verá separar seus e-mails por vírgula. O preenchimento desta coluna é opcional.
Os gestores de atividades precisam ser usuários cadastrados no sistema. Por isso, informe aqui o mesmo e-mail utilizado no cadastro.
Carga horária total prevista
Nesta coluna deve ser informada a carga horária total prevista no formato h:m (horas e minutos). O preenchimento desta coluna é opcional.
Exemplo de carga horária
1. 00:30 (trinta minutos)
2. 02:30 (duas horas e trintas minutos)
Número de vagas
Nesta coluna deve ser informado o limite de vagas da Atividade no formato de número. O preenchimento desta coluna é opcional.
Caso sua atividade não possua limite de vagas, deixe a coluna em branco. Não coloque marcações como “N.A”, traços, pontos, “X” ou similares.
Controle de presença
Nesta coluna deve ser informado se a Atividade possui controle de presença individual, com instrição e registro de presença ou se controla somente o número de participantes se a identificação dos presentes. Este dado é obrigatório e as opções válidas são as seguintes:
Sim para possui controle de presença com registro e identificação de presentes e ausente; e
Não para controle somente de total de participantes, sem identificação de presentes.
Para atividades de Grupo o controle de presença sempre deve ser marcado com a opção Sim
Clique aqui para saber mais sobre controle de presença em atividades.
Data de início da atividade
Nesta coluna deve ser informada a data de inicio da Atividade no formato dd/mm/aaaa (dois dígitos para o dia, dois dígitos para o mês e quatro dígitos para o ano). O preenchimento desta coluna é obrigatório.
A data de início da atividade deve ser igual ou posterior a data de início do projeto ao qual está vinculada.
Data de encerramento da atividade
Nesta coluna deve ser informada a data prevista para o encerramento da Atividade no formato dd/mm/aaaa (dois dígitos para o dia, dois dígitos para o mês e quatro dígitos para o ano). O preenchimento desta coluna é obrigatório.
A data de encerramento da atividade deve ser igual ou anterior a data de encerramento do projeto ao qual está vinculada.
Periodicidade em que se repetem
Nesta coluna informe a periodicidade de repetição dos encontros da Atividade. Este dado é obrigatório, e deve ser preenchido com uma das as opções válidas abaixo:
Única vez para atividades que acontecem somente em um dia específico;
Semanalmente para atividades em que os encontros acontecem toda semana repetidamente; e
Quinzenalmente para atividades em que a ocorrência acontecem de maneira alternada, uma semana sim, outra não.
Para atividades que os encontros acontecem mensalmente selecione a opção Única vez para registrar o primeiro encontro. Os demais podem ser registrados posteriormente, durante o uso do sistema.
Data do encontro para Única vez
Para as atividades com a periodicidade selecionada Única vez, nesta coluna deve ser informada a data em que ocorrerá o encontro no formato dd/mm/aaaa (dois dígitos para o dia, dois dígitos para o mês e quatro dígitos para o ano).
A data informada para o encontro deve estar dentro do período de realização da Atividade, ou seja, estar entre as datas informadas nas colunas Data de início da atividade e Data de encerramento da atividade.
Para outros tipos de periodicidade que não seja Única vez, o conteúdo desta coluna será ignorado.
Dias da semana em que se repetem
Quando a periodicidade dos encontros da Atividade for Semanalmente ou Quinzenalmente, neste conjunto de colunas deverá ser informado em quais dias da semana os encontros irão ocorrer.
Há uma coluna referente à cada um dos dias da semana. Você deve marcar somente as caixas de seleção referentes aos dias aos quais possuem encontros previstos nesta atividade.
Caso a opção de periodicidade selecionada seja Única vez, o conteúdo destas colunas será ignorado no momento da importação.
Para saber mais sobre a geração de encontros e agenda de aulas leia este artigo que preparamos para você.
O sistema irá gerar encontros para cada atividade seguindo a seguinte regra:
[periodicidade], nas [dias da semana selecionados] entre [data de início] e [data de encerramento].
Exemplo:
Única vez, em 12/04/2024.
Semanalmente, nas segundas e quartas entre 01/03/2024 e 15/10/2024.
Quinzenalmente, nas quintas-feira entre 01/03/2024 e 15/10/2024.
Horário de início dos encontros e Horário deZ encerramento dos encontros
No conjunto de colunas de hora de início e fim dos encontros deve ser informado qual o horário em que os encontros acontecerão. Os dados devem ser informados no formato hh:mm (dois dígitos para hora e dois dígitos para minutos).
Atenção: Somente o par de colunas referente ao turno que em o encontro irá acontecer deve ser preenchido, os demais devem ser deixados em branco.
Se os encontros das atividades acontecem em mais de um turno com o mesmo conjunto de atendidos, você pode preencher os horários em mais de um turno. Por exemplo, uma atividade de periodo integral que ocorre durante a manhã e tarde, deve ser preenchido: Matutino 08:00 - 12:00 | Vespertino 14:00 - 18:00.
Caso o conjunto de atendidos seja diferente nos encontros, trata-se então de atividades diferentes e, portanto, devem ser criada duas linhas distintas da planilha.
Local onde a atividade acontecerá
Nesta coluna deve ser informado o local onde os encontros da Atividade serão realizados. O preenchimento desta coluna é opcional.